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Mitteilungen, die an die unten genannte E-mail-Adresse des Aufsichtsrats geschickt werden, werden an das Büro des Ombudsmann gesendet und dort entsprechend bearbeitet.

Das Büro des Ombudsmanns berichtet regelmäßig an den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats. Diese Berichte enthalten eine Zusammenfassung aller wesentlichen Anfragen, die gerade geprüft oder untersucht werden, sowie eine Zusammenfassung der  Mitteilungen nach Häufigkeit und Gegenstand.
Dieser Ansatz stellt sicher, dass die Anliegen dergestalt an den Aufsichtsrat übermittelt werden, dass der Aufsichtsrat über Art und Häufigkeit informiert ist.